OPAP-JP:定例報告会

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このページでは毎週行われる定例報告会の進め方について説明します。


開催日時と場所

開催概要

  1. 近況報告(10分程度)
    • プロジェクトに関係のないことでもOKですので近況報告を行います。
  2. 定例報告会20~30分!
    • 今週の一言
    • 全体進捗の共有・各種周知事項の伝達
    • 各自進捗報告:参加者全員で「今週やったこと」「今日からやること」「困っていること or 不安なこと or 気になること」の3点に絞って発表します。
    • 何か言い残したことはないか確認
    • 重要点や調整事項の確認
  3. 二次会(課題検討会) (30分〜60分程度)
    • 定例報告会で挙がった課題の検討や、作画打ち・撮影打ちなどを行います。

近況報告

人が集まるのを待つ間、近況報告を行います。

内容は何でも構いません。プロジェクトに関係のないことでOKですので近況報告を行います。

  • 気になったニュース
  • 「最近あなたやあなたの周りで起きた面白い出来事・楽しい出来事・嬉しい出来事」

などを教えて下さい。本当にくだらないことでOKです。 お互いの興味などについて知る機会として考えています。

定例報告会

目的

定例報告会の目的は、以下の通りです。

  1. チーム全体が、必要な情報を短い時間で共有すること。
  2. 今週やったことをふりかえり、今日から来週にかけてやることを各自が認識し、達成するという意気込みを持つこと。
  3. 気持ちよく作業のスタートを切ること。

報告がメインというよりは、宣言の場として意識してください。

定例報告会の3原則

定例報告会においては、以下の「定例報告会の3原則」を守りましょう。

  1. 人を非難しない
    ある「事」を悪いと指摘することはかまいませんが、ある「人」や自分自身に対しても非難するような発言をしてはいけません。よりよいアイディアのアドバイスや進言、提案はどんどん行います。
  2. 悪いニュースこそ良いニュース
    例えば「進捗が遅れている」ということは、事実であって、言い方の工夫で変えられるものではありません。さらに、それを隠すようなことは自分のためだけでなく、チームのためによくありません。悪いニュースを口に出すこと。また、積極的に話せるような雰囲気を作ること。「悪いニュースこそ良いニュース」というルールをチームに確立しましょう。これによって、チームは悪い兆候を早期に発見し、マネジメントすることができます。悪いニュースを受け入れることは、「プロジェクト安全性」の必須要素です。
  3. リズム
    「リズム」を重要視しています。決まった時間で、テンポよく、きびきび、活動的になれるような打ち合わせにしましょう。

話が長引きそうなものや、作画打ち・撮影打ちなどはは、関係する方だけを集めて二次会(課題検討会)で検討します。
定例報告会が終わったら、二次会(課題検討会)に参加される方を除いて、解散していただいてOKです。

具体的な流れ

(0)開始の挨拶

(会話例)
司会者「これから定例報告会をはじめます」


(1)今週の一言

(2)全体進捗の共有・各種周知事項の伝達

(会話例)
司会者「全体進捗は、360件中100件が完了しています」
司会者「当面目標の残り課題数グラフはこちらです。https://jira.opap.jp/secure/RapidBoard.jspa?rapidView=8&view=reporting&chart=burndownChart&sprint=9
司会者「どなたか、周知事項はありますか?」
参加者A「新たな作画資料をアップしています。参考にして下さい」
参加者B「明日、●●のイベントで宣伝予定です。」
参加者C「唐揚げを食べ過るのはよくありません。健康に注意!」
参加者D「コンテを修正しました。各自、再ダウンロードをお願いします」
司会者「他にありませんか?」
参加者B「あ、撮影チームはこのあと二次会に残って下さい。●●の件の打ち合わせを行います」

(3)各自進捗報告

打ち合わせ出席者の皆様には、全員、以下の3点に絞ってを報告していただきます。

  • 「今週やったこと」
  • 「今日からやること」(来週やること)
  • 「困っていること or 不安なこと or 気になること」

打ち合わせをスピーディに終わらせるため、打ち合わせが始まる前に準備しておいてください。
特に「困っていること、不安なこと」は、どんな些細なことでもかまいませんので、1つは報告して下さい。
もし欠席される場合でも、事前に上記の3点をお知らせ下さい。

決して責めることが目的ではありませんので、今週または来週について報告するべき作業が存在しなければ、正直に「なし」と報告してください。そのことについて気後れしたり申し訳ないと思う必要はありません。

(会話例)
司会者「各自進捗報告を『今週やったこと』『今日からやること』『困っていること or 不安なこと or 気になること』お願いします。」
参加者A「今週はSXXCXXの線画を進めました。今日からも引き続きSXXCXXを進めます。できれば塗りに入るつもりです。●●の資料を探すのに苦労しました」
参加者B「あ、その資料へのリンクはwikiになかった。追加しておきます」
参加者C「今週はSXXCXX、SXXCXX、SXXCXXの作画を完了しました。来週はSXXCXX、SXXCXXを完了する予定です。ところで、この部分なのですが、どうも意図が掴めません。何をしたいカットなのでしょう?」
参加者D「その件の説明はちょっと長くなります」
司会者「では、その件について、CさんとDさんは、この後二次会(課題検討会)でお願いします。」
参加者C「今、作画チーム全員で話し合っておきたいんですが」
司会者「ごめんなさい! 定例報告会では、時間がかかる内容は後でお願いしています。では、作画チームで参加可能な方はこの後二次会に残って下さい。それで良いですか?」
参加者C「わかりました」
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二次会(課題検討会)

定例報告会で挙がった課題の検討や、作画打ち・撮影打ちなどを行います。 詳細な内容はその日によって変わります。


参考文献